Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR), tietosuojalain (1050/2018) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Voimaantulo: 1.1.2026
Edellinen versio: 28.4.2023

1. Rekisterinpitäjä

Koda Oy
Y-tunnus: 3349059-5
Keropolku 22
96460 Rovaniemi

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Annika Niskala
Puhelin: +358 45 347 2425
Sähköposti: annika@kodaoy.fi

3. Rekisterin nimi

Koda Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri koskee:

• Koda Oy:n asiakkaita (yksityishenkilöt ja yritysten yhteyshenkilöt)

• Potentiaalisia asiakkaita, jotka ovat olleet yhteydessä palveluihin liittyen

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla oikeusperusteilla:

• Sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (GDPR 6.1 b)

• Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet (GDPR 6.1 c)

• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1 f), kuten asiakassuhteen hoito ja liiketoiminnan kehittäminen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito

• Palveluiden tuottaminen, toteuttaminen ja laskutus

• Asiakasviestintä ja yhteydenpito

• Reklamaatioiden ja pyyntöjen käsittely

• Toiminnan kehittäminen ja laadunvarmistus

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja rekisteröidystä:

• Nimi

• Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

• Yrityksen nimi ja Y-tunnus (yritysasiakkaat)

• Tiedot tilatuista ja tuotetuista palveluista

• Laskutustiedot

• Asiakasviestintään liittyvät tiedot

Koda Oy ei käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (arkaluonteisia tietoja).

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Asiakassuhteen ajan

• Tämän jälkeen kirjanpito- ja muun pakottavan lainsäädännön edellyttämän ajan

Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säännöllisesti.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti:

• Rekisteröidyltä itseltään

• Sopimuksen tai palvelun käytön yhteydessä

• Sähköpostitse, puhelimitse tai verkkolomakkeiden kautta

9. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei lainsäädäntö sitä edellytä.

Tietoja voidaan siirtää luotettaville palveluntarjoajille (esim. kirjanpito-, IT- tai maksupalvelut) vain siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen edellyttää. Tällöin huolehditaan asianmukaisista tietojenkäsittelysopimuksista.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman lainmukaisia suojatoimia.

10. Rekisterin suojaus ja tietoturva

Henkilötietojen suojaamisessa noudatetaan asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, kuten:

• Käyttöoikeuksien rajaaminen

• Salasanat ja pääsynhallinta

• Palvelinten ja laitteiden suojaus

• Henkilöstön sitouttaminen salassapitoon

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joille se on työtehtävien hoitamisen kannalta välttämätöntä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat GDPR:n mukaiset oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa

• Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää henkilöllisyyden varmentamista ennen pyynnön käsittelyä. Pyyntöihin vastataan pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden kuluessa.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Koda Oy pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla pyynnöstä tai yrityksen verkkosivuilla.